Veröffentlichung auf XING und LinkedIn am 7. Juli 2020
„Prozessoptimierung“ ein großes Wort
Stimmt er noch, der alte, gewohnte Prozessweg!
„Prozessoptimierung“ ein großes Wort.
Warum ein großes Wort?
Mit dem Begriff Prozessoptimierung, oftmals synonym mit KVP verwendet, werden seit Jahren ganze Führungsebenen, vor allem im Fertigungsbereich, in Aufruhr versetzt. Warum? Weil die Ausführenden wie Mitarbeiter oftmals nicht wissen was da auf sie zukommt oder einfach überfordert sind, mit dem was da von ihnen erwartet wird. Nicht inhaltlich oder fachlich! Die Methodenkompetenz ist zumeist vorhanden. Es ist der fehlende institutionelle, wie auch der individuelle Rahmen der sie unsicher macht oder letztendlich scheitern lässt. Oder einfacher ausgedrückt, die begrenzte Zuständigkeit bzw. die persönliche soziale Kompetenz.
Was geschieht also. Die beauftragte Person, zumeist hat diese auch noch andere Funktionen im Unternehmen und kann sich also nur sporadisch mit dem Optimierungsauftrag befassen, beginnt damit sich Themen herauszusuchen. Sie wird auch Punkte finden, diese bearbeiten und auch gewisse Erfolge erzielen. Denn es gibt schließlich immer etwas was sich optimieren lässt!
Aber, läuft das Gesamtsystem „Firma“ oder „Fertigung“ besser? Wahrscheinlich eher nicht! Dieses Phänomen werden viele Manager und Unternehmen kennen. Man hat doch im positiven versucht etwas zu verbessern, warum ist der erwartete große Erfolg ausgeblieben?
Die Prozessoptimierung dient in Organisationen dazu, die Effizienz und die Effektivität bestehender Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse sowie den Einsatz der hierfür benötigten Ressourcen kontinuierlich zu verbessern.
Quelle: Wikipedia
Was ist passiert? Die beauftragte Person hat doch Punkte gefunden und optimiert. Es wurden Zyklen verbessert, der Ausschuss gesenkt, Abläufe gestrafft.
Es wurde eben genau das getan, man hat einzelne Punkte optimiert, oftmals allerdings ohne den Blick auf das große Ganze, die Wertschöpfungskette und ohne das Einbinden von den betroffenen Mitarbeitern im Blick zu haben.
Warum ist dies so? Es gibt eine Reihe von Gründen, die von etlichen anderen Beratern bereits beschrieben wurden.
- Die Aufgabenbeschreibung des oder der internen Optimierer ist nicht exakt genug.
- Die intern zur Optimierung eingesetzten Mitarbeiter haben zwar gute Methodenkenntnisse, aber oftmals kaum Erfahrung was Führung- und Teamkompetenz angeht. (Sozialkompetenz)
- Die betroffenen Bereichs- und Führungskräfte werden nicht frühzeitig in den Prozess eingebunden und fühlen sich vorgeführt bzw. nicht wahrgenommen.
- Wenn die ersten Erfolge eintreten, und es werden immer Erfolge eintreten, wird oftmals nur das Optimierungs-Team hervorgehoben, die betroffenen Mitarbeiter und Führungskräfte im Bereich werden nicht genannt.
Was ist nun oftmals die Folge? Es entsteht Frust, die interne Auftraggeber ist nicht zufrieden, der Optimierer der aus seiner Sicht doch alles richtiggemacht hat, ist unzufrieden, die Mitarbeiter die unterstützt haben sind unzufrieden. Die Bereichs- oder Abteilungsverantwortlichen sind unzufrieden, weil Ihnen oftmals leise oder auch laut Vorwürfe gemacht werden, weil sie die Punkte nicht selbst entdeckt haben. Andere Abteilungsverantwortliche, die bisher vom „Optimierungsteam“ verschont wurden, werden sich hüten, hier proaktiv zu werden. Das Thema Prozessoptimierung ist damit mal erst tot und für eine längere Zeit verbrannt.
Hier setzt aus meiner Sicht die Kompetenz eines externen Experten an. Die nötige Methodenkompetenz setzte ich hier voraus. Was aber sein sein großes Plus ist, er hat einen freien und neutralen Blick auf die gesamte Wertschöpfungskette. Er ist frei von Tagesthemen, braucht nicht an Terminen und Projekten teilnehmen. Er muss sich nicht mit Qualitäts-, Liefer-, und Personalproblemen usw. befassen. Er ist nicht eingebunden in Abteilungsdenken, in Eifersüchteleien, in gefühlte oder tatsächliche Grabenkämpfe. Die „internen“ kommen im nervigen Tagesgeschäft oftmals nicht dazu die bekannten Mängel konsequent auszumerzen. Und solche Dinge gibt es nun mal in jedem Unternehmen.
Somit kann der „Externe“ hier viel freier agieren, den Wertstrom verfolgen, Interviews führen, Engpässe aufspüren und dann die, hoffentlich, richtigen Maßnahmen erarbeiten. Dabei ist es wichtig, dass ihm die innerbetrieblichen Experten, Mitarbeiter wie Führungskräfte, zu Seite stehen. Denn diese kennen den Prozess am besten und wissen zumeist genau um die versteckten Effizienzkiller.
Ihr Volker Jung
